При подготовке свадьбы большое внимание надо уделить выбору ресторана и определиться, за сколько времени нужно это делать. Такие банкетные залы могут быть различными – от больших для несколько сотен гостей до небольших террас или Лофтов, если планируется прием не больше 20-50 близких.
Как правильно выбрать ресторан и на что обратить внимание? Существует минимальный перечень вопросов, которые надо сразу решить. Также учтите, что зал лучше снимать полностью, так как посторонние люди будут мешать торжеству, не всегда получится громко включить музыку или провести шоу-программу.
С чего начинать выбор банкетного зала
Начинать выбор банкетного зала рекомендуется за несколько месяцев до торжества. Если дата «популярная», то есть приходится на праздники или летний период, резервировать ресторан может потребоваться и за год. Поэтому место для банкета – первое, о чем обычно думают одновременно при составлении списка гостей. Многие свадебные агентства могут предложить такие площадки, основываясь на пожелания молодых:
- классические рестораны с кухней различных стран мира;
- большие банкетные залы;
- открытые площадки на крышах, на природе или на террасах около водоемов;
- залы при отелях, в том числе за городом;
- плавучие рестораны на воде;
- Лофты с верандами и без.
Вариантов очень много, надо предварительно продумать, какой именно зал нужен, на какое количество посадочных мест он рассчитан, будет ли проводиться масштабная шоу-программа.
К минимальным требованиям при выборе ресторанов на свадьбу относятся:
- вместимость должна соответствовать количеству гостей;
- эстетика, особенности локации;
- возможность изоляции от посторонних людей, бронирования всего ресторана;
- расположение, транспортная доступность, наличие парковки для машин гостей;
- район – рекомендуется подбирать место таким образом, чтобы шумный праздник не мешал окружающим и не вызвал проблем;
- наличие современных санитарных зон, места для детей, охраняемых гардеробных;
- возможность приглашения своих артистов, места для них;
- качество меню и продуктов, стоимость блюд;
- алкоголь – возможность заказа собственного спиртного:
- стоимость аренды, готовность владельца площадки заключить договор.
Где может располагаться ресторан?
Одним из главных вопросов является выбор места. В центре города стоимость аренды может быть высокой, если она не укладывается в бюджет, можно поискать места в пригороде или за городом. Но надо учитывать удобство подъезда, наличие хороших дорог без пробок, наличие охраняемой парковки. Если выбирается ресторан в спальном районе, надо понимать, что шумные праздники тут не приветствуются, после 11 часов с громкой музыкой надо заканчивать. Фейерверки также запустить не получится из-за тесной застройки. В центре могут быть проблемы не только с ценами, но и с парковками.
Какой вариант будет лучше? Все зависит от выделяемого бюджета, количества гостей и личных предпочтений. Но обязательно надо учесть вместимость зала, качество блюд и удобство подъезда.
Одним из вариантов является отель. Сегодня многие гостиницы предлагают залы для проведения банкетов и возможность бронирования номеров. Но надо учитывать стоимость люкса и номера для новобрачных – часто первый вариант намного дешевле. Также рекомендуется сразу уточнить расценки в ресторане при отеле, возможность работы собственного ведущего, музыкантов и артистов.
При выборе места надо сразу учесть различные непредвиденные расходы. Надо сразу попросить у администрации прайс, так как многие услуги они предоставляют бесплатно, но при формировании счета включают в оплату, пользуясь невнимательностью заказчика. Некоторые отели и залы включают в оплату цветочные вазы, которые ставят в зале, скатерти и даже аренду штор. Нередко рестораны запрещают работу приглашённых артистов и ведущих, требуя от заказчика неустойку за потерю площадкой прибыли. Поэтому спешить не надо, лучше заранее начать поиск площадки, предусмотрев все моменты.
Какие дополнительные расходы и неустойки могут быть при аренде ресторанного зала:
- неустойки за собственных подрядчиков, если молодожены приглашают собственную программу, диджея, ведущего и фотографа;
- аренда скатертей, холодильника для десертов и торта, штор, чехлов на стулья;
- порча имущества и бой посуды;
- пробковый налог при использовании собственного спиртного, а не предлагаемого рестораном;
- изменение стоимости блюд из-за сезонности;
- увеличение стоимости на чай, кофе, фрукты и десерты примерно на 250-300%;
- подмена дорогих продуктов дешевыми;
- уменьшение порций при увеличении стоимости блюд.
Такие ситуации наблюдаются часто. Поэтому все спорные моменты необходимо обсудить заранее и закрепить в договоре. Также надо сразу предупредить администратора о том, что количество и качество продуктов будет проверено. Если ресторан отказывает под любыми предлогами, лучше поискать другую площадку.
Проверенные и дорожащие своей репутацией заведения не только согласны на такие проверки, но и сразу делают расчеты количества и размера порций. К примеру, базовый расчет на 1-го человека:
- небольшая порция салата– 150 г;
- холодные закуски (по два ломтика рыбы, колбасы и сыра, соленья, 5 маслин) – 200 г;
- порция горячего жюльена – 200 г;
- стейк – 300-350 г;
- порция гарнира – 150 г.
По возможности закуски подаются порционно, но с горячим и салатами это не выходит. Поэтому лучше иметь человека, который отдельно проследит, чтобы все заказанное в меню было подано на столы в полном объеме.
При заказе торта лучше обращаться в пекарни, которые специализируются на подобных десертах и имеют множество отличных отзывов. Это обойдется дешевле, чем ресторанная выпечка, а качество выше. Вес подбирается из расчета количества гостей. В среднем одна порция – 150 г, на 50 человек – примерно 8 кг для кремового десерта с учетом добавки.
Эстетика зала
Еще одним критерием является общая привлекательность и эстетичность ресторанного зала. Важно, чтобы локация была правильно организована, пространство не казалось тесным или слишком вытянутым. При выборе рекомендуется учитывать:
- особенности подъезда и входной группы, возможность торжественной встречи гостей и пары;
- размеры зала: потолки не должны быть слишком низкими или высокими, так как это создает ощущение не уюта;
- в помещении не должно быть большого количества колонн, которые не дадут правильно разместить столы или станут причиной ухудшения внешнего вида, трудностей в организации программы, танцевального блока;
- необходимо наличие стильной обстановки, которая будет хорошо смотреться на фотографиях и видео;
- окна не должны выходить на тесную городскую застройку, промышленную зону или пустыри.
Обратите внимание на ремонт зала, состояние мебели и текстиля. Не забудьте о таких зонах, как гардероб, санузлы, входная группа. Если нужна детская комната, следует сразу уточнить ее наличие, оборудование и состояние.
Расписание банкета
При бронировании надо сразу решить вопросы, касающиеся расписания, времени подачи блюд и торта, начала и окончания торжества. Необходимо сразу уточнить, до какого часа действует бронь и когда закрывается заведение. Это важно, так как заведение может закрываться в 11-12 часов вечера, а это означает, что на всю запланированную программу просто не хватит времени, особенно в случае, когда гости за стол садятся поздно. Второй возможной ситуацией может стать проблема с шоу-программой. Администрация может работать только с определенными артистами и отказать в приглашении других. Или запретить громкую музыку, использование каких-либо эффектов. Сразу надо предусмотреть возможность фаер-шоу, использования холодных салютов в помещении.
Оптимальным расписанием банкета станет:
- фуршет – 16:30;
- выездная регистрация (если она запланирована) – 17:00;
- поздравления от гостей – 17:30;
- первая подача горячего – 18:00;
- вторая подача горячего – 19:00;
- вынос торта – 22:00;
- окончание банкета – 23:00;
- упаковка подарков, цветов, посиделки с самыми близкими друзьями – 00:00.
Договор
Последний важный пункт – заключение договора с рестораном. Не стоит полагаться на расписки или обещание брони, все условия надо закрепить письменно – дату, меню, количество мест, дополнительные условия. Также в договоре всегда указываются условия компенсации при порче имущества, бой посуды, количество порций и другое.
Информация, которая должна быть в договоре о бронировании торжественного зала:
- дата, когда нужно бронировать ресторан, точная сумма;
- способ оплаты, размер задатка и остатка суммы;
- список помещений для проведения банкета, включая сам зал, места для детей, приветственной зоны и другие;
- условие, что ресторан будет закрыт для других посетителей;
- подробное меню и количество порций;
- скидки и акции от ресторана при наличии;
- условия о возможности принесения напитков или еды с собой;
- штрафные санкции для всех сторон;
- время окончания банкета;
- дополнительные услуги;
- условия работы артистов, музыкантов.
При правильно организованной подготовке банкета на свадьбу и выбора места торжества все пройдет без проблем и оставит только самые лучшие воспоминания.