Как составить чек-лист на свадьбу: планирование для росписи и банкета

Как правильно распланировать торжество, чтобы в день свадьбы все прошло гладко и без проблем? Ответ простой – начинать подготовку надо задолго до росписи, в идеале – за 6-8 месяцев до даты. Необходимо продумать все до мелочей, составить подробный список необходимых этапов. Такой чек-лист на свадьбу сделает торжество не столь утомительным и позволит ничего не забыть. Опытные организаторы рекомендуют начинать подготовку примерно за год. Это оставит время на изучения рынка и составления бюджета, подбора ресторана, заказа артистов, фотографов и других специалистов. Если начинать все это делать за месяц, можно просто не успеть.

Что делать за 10-12 месяцев до свадьбы

Для тех, кто планирует свадьбу за год-два до самого события, начинать планирование лучше всего примерно за 10-12 месяцев. Это позволит определиться с форматом торжества, изучить рынок свадебных услуг, подобрать ресторан и забронировать его на нужную дату. Свадебный чек-лист в этот период достаточно короткий:

• составление бюджета, планирование всех расходов;
• изучение рынка услуг, выбор агентства;
• составление мудборда, то есть визуального представления того, как должен выглядеть дизайн зала и общее оформление локации;
• сбор референсов для будущего декора, подборки примеров фото, эскизов и материалов;
• выбрать дату;
• выбрать формат торжества, включая особенности подачи напитков и блюд, количество гостей, место проведения.

Подготовка за 8-9 месяцев

Следующий шаг – планирование за 8-9 месяцев до торжества. Это один из лучших периодов для принятия ключевых решений. Надо договориться со свадебным агентством о привлечении организатора и команды специалистов, составить список гостей, расставить приоритеты для проведения праздника. Именно на этом этапе окончательно составляется бюджет и его отдельные статьи.

Чек-лист к свадьбе за 8-9 мес. до торжества выглядит следующим образом:

• окончательный выбор локации;
• подписание договора с организатором;
• выбор фотографов, видеографов, ведущих;
• составление и утверждение списка гостей;
• распределение статей бюджета.

Планирование за 6-7 месяцев

Активная подготовка начинается примерно за полгода до росписи. Уровень нагрузки зависит от выбранного формата праздника, наличия организатора, который принимает на себя большую часть хлопот. От будущих молодоженов требуется составление и работа по такому чек-листу:

• выбор концепции, общей стилистики свадьбы;
• отправка карточек Save the date для гостей;
• выбор образа, заказ платья невесте, заключение договора со стилистом, парикмахером, визажистом;
• выбор образа для жениха;
• подбор места для медового месяца, заказ путевок, если планируется путешествие;
• оповещение подружек невесты о событии и дате;
• заключение договора с декораторами и флористами;
• создание свадебного чата или сайта, где все приглашенные могут ознакомиться с актуальной информацией;
• подача заявления на выбранную дату.

Чек-лист за 4-5 месяцев

Следующий этап начинается за 4-5 месяцев. Полный список до начала «горячей» фазы подготовки включает в себя:

• съемка предсвадебной love-story;
• разработка дресс-кода для гостей, подружек невесты;
• заказ свадебного торта;
• покупка костюма для жениха или заказ индивидуального пошива;
• организация логистики, включая выбор автотранспорта для трансфера, расчет нужного количества машин, заключение договора с транспортной компанией;
• покупка колец;
• начать уроки танцев для жениха и невесты (при необходимости);
• предварительное посещение локации с фотографом и декоратором.

«Горячая» фаза: чек-лист за 3 месяца

Этот период самый насыщенный на события. Пошаговый план действий включает в себя:

• отправка приглашений для всех гостей;
• бронирование отеля для невесты на ночь и утро до росписи и для первой брачной ночи;
• проведение репетиции для образа невесты;
• покупка второго платья на вечер или второй день, туфель, удобной обуви на вечер. Аксессуаров;
• составление плей-листа с диджеем;
• утверждение программы торжества с ведущим;
• выбор дизайна для букета, заказ цветов на определенную дату;
• заказ печати полиграфии (карточки рассадки для стола, меню).

Подготовка за 2 месяца

В этот период перечень действий включает в себя:

• согласование всех деталей торжества с организатором, внесение изменений при необходимости;
• составление тайминга церемонии, проведение первичной репетиции;
• подготовка комплиментов для приглашенных;
• составление плана рассадки.

Чек-лист за 4 недели

1 месяц – это уже настоящий выход на финишную прямую. От невесты и жениха требуется активное участие в подготовке. Необходимо решить такие вопросы:

• примерка платья, его подгонка по фигуре;
• проведение девичника и мальчишника;
• подготовка, выбор образа для видео- и фотосъемки будуара, сбора перед поездкой на роспись;
• закупка продуктов и напитков, алкоголя;
• если планируется путешествие, надо сразу продумать, что взять с собой.

Подготовка за 1-2 недели

Последний этап – планирование, когда до торжества осталось всего 7-14 дней. Основные моменты уже готовы, на этот период остались только срочные задачи. Это встречи с организатором, если остались вопросы о тайминге, заказе артистов или меню, проведение генеральной репетиции, последняя примерка платья. В этот период можно написать персональные свадебные клятвы, созвониться и подтвердить все договоренности с подрядчиками. Невеста посещает салон для маникюра и педикюра, другой подготовки. Если панируется свадебное путешествие, надо собрать вещи, подготовить все документы, которые могут потребоваться за границей.

Зачем нужен чек-лист и тщательная подготовка?

Зачем требуется столь тщательная подготовка, если планируется привлечение организатора? Все очень просто, это не только позволяет контролировать процесс, но и предварительно правильно рассчитать все расходы, заложить в бюджет траты на все, вплоть до мелочей. Но это далеко не все, к преимуществам такого предварительного планирования относятся:

• контроль финансовых расходов, планирование бюджета и исключение непредвиденных высоких расходов;
• контроль подготовки, включая выбор локации, аренду ресторана или большой площадки;
• проведение торжества в том силе и формате, которые необходимы, при составлении чек-листа и соблюдении всех этапов молодожены не окажутся в ситуации, когда ведущий или фотограф уже заняты, а аренда ресторана расписана на много месяцев вперед и мест нет;
• планирование позволяет за несколько месяцев до торжества уже иметь заключенные договоренности с визажистами, стилистами и другими исполнителями, без которых просто не обойтись.

Наличие такого контрольного листа – это возможность полного учета соблюдения всех шагов. Такое планирование позволяет не волноваться, что ситуация может резко измениться и придется искать новый ресторан или планировать другую дату. Даже погода не станет особым препятствием, если заранее продумать порядок действий на случай осадков.

Какие специалисты нужны?

При составлении свадебного чек-листа нельзя забывать о том, какие подрядчики и специалисты потребуются. При найме организатора для проведения торжества «под ключ» договор заключается только с агентством. Остальное они принимают на себя, как и подписание всех остальных соглашений. Но если вы хотите самостоятельно все проконтролировать, надо предусмотреть привлечение таких профессионалов:

• координаторы (один или несколько, что зависит от выбранного формата);
• ведущий, в том числе, для выездной регистрации, если она запланирована;
• диджей или музыканты;
• артисты, аниматоры;
• визажисты, стилисты, парикмахеры;
• фотографы, видеографы;
• пиротехники;
• водители (договор обычно заключается с транспортной компанией, которая предоставляется автомобили для трансфера);
• флористы;
• прокатчики аппаратуры.

Какие договора нужно заключать?

Даже при наличии организатора придется заключить несколько договор, среди которых:

• дворец бракосочетаний, если планируется заказ дополнительных услуг;
• ресторан или банкетный зал;
• кейтеринговое агентство (при необходимости);
• гостиница (аренда номера для новобрачных, такой пункт подготовки не относится к обязательным);
• фотостудия для проведения съемки;
• студия визажа, салон парикмахерских услуг.

Подробный список всех работ и услуг, которые нужны на свадьбу, намного шире. Это основа, от которой можно отталкиваться для составления персонального чек-листа. При обращении в свадебное агентство будущие молодожены могут предоставить свои уже готовые наброски, что значительно облегчит взаимодействие с организатором и позволит сократить время на подготовку, контролировать выделяемый на торжество бюджет. Некоторые услуги и этапы можно выполнить самостоятельно, например, покупку костюмов, платья и аксессуаров, выбор флориста, фотографа, ресторана и другие. Но все эти работы нуждаются в подготовке, в противном случае можно упустить какие-либо моменты, что не очень хорошо скажется на общем плане проведения свадебного праздника.