Как правильно распланировать торжество, чтобы в день свадьбы все прошло гладко и без проблем? Ответ простой – начинать подготовку надо задолго до росписи, в идеале – за 6-8 месяцев до даты. Необходимо продумать все до мелочей, составить подробный список необходимых этапов. Такой чек-лист на свадьбу сделает торжество не столь утомительным и позволит ничего не забыть. Опытные организаторы рекомендуют начинать подготовку примерно за год. Это оставит время на изучения рынка и составления бюджета, подбора ресторана, заказа артистов, фотографов и других специалистов. Если начинать все это делать за месяц, можно просто не успеть.
Что делать за 10-12 месяцев до свадьбы
Для тех, кто планирует свадьбу за год-два до самого события, начинать планирование лучше всего примерно за 10-12 месяцев. Это позволит определиться с форматом торжества, изучить рынок свадебных услуг, подобрать ресторан и забронировать его на нужную дату. Свадебный чек-лист в этот период достаточно короткий:
- составление бюджета, планирование всех расходов;
- изучение рынка услуг, выбор агентства;
- составление мудборда, то есть визуального представления того, как должен выглядеть дизайн зала и общее оформление локации;
- сбор референсов для будущего декора, подборки примеров фото, эскизов и материалов;
- выбрать дату;
- выбрать формат торжества, включая особенности подачи напитков и блюд, количество гостей, место проведения.
Подготовка за 8-9 месяцев
Следующий шаг – планирование за 8-9 месяцев до торжества. Это один из лучших периодов для принятия ключевых решений. Надо договориться со свадебным агентством о привлечении организатора и команды специалистов, составить список гостей, расставить приоритеты для проведения праздника. Именно на этом этапе окончательно составляется бюджет и его отдельные статьи.
Чек-лист к свадьбе за 8-9 мес. до торжества выглядит следующим образом:
- окончательный выбор локации;
- подписание договора с организатором;
- выбор фотографов, видеографов, ведущих;
- составление и утверждение списка гостей;
- распределение статей бюджета.
Планирование за 6-7 месяцев
Активная подготовка начинается примерно за полгода до росписи. Уровень нагрузки зависит от выбранного формата праздника, наличия организатора, который принимает на себя большую часть хлопот. От будущих молодоженов требуется составление и работа по такому чек-листу:
- выбор концепции, общей стилистики свадьбы;
- отправка карточек Save the date для гостей;
- выбор образа, заказ платья невесте, заключение договора со стилистом, парикмахером, визажистом;
- выбор образа для жениха;
- подбор места для медового месяца, заказ путевок, если планируется путешествие;
- оповещение подружек невесты о событии и дате;
- заключение договора с декораторами и флористами;
- создание свадебного чата или сайта, где все приглашенные могут ознакомиться с актуальной информацией;
- подача заявления на выбранную дату.
Чек-лист за 4-5 месяцев
Следующий этап начинается за 4-5 месяцев. Полный список до начала «горячей» фазы подготовки включает в себя:
- съемка предсвадебной love-story;
- разработка дресс-кода для гостей, подружек невесты;
- заказ свадебного торта;
- покупка костюма для жениха или заказ индивидуального пошива;
- организация логистики, включая выбор автотранспорта для трансфера, расчет нужного количества машин, заключение договора с транспортной компанией;
- покупка колец;
- начать уроки танцев для жениха и невесты (при необходимости);
- предварительное посещение локации с фотографом и декоратором.
«Горячая» фаза: чек-лист за 3 месяца
Этот период самый насыщенный на события. Пошаговый план действий включает в себя:
- отправка приглашений для всех гостей;
- бронирование отеля для невесты на ночь и утро до росписи и для первой брачной ночи;
- проведение репетиции для образа невесты;
- покупка второго платья на вечер или второй день, туфель, удобной обуви на вечер. Аксессуаров;
- составление плей-листа с диджеем;
- утверждение программы торжества с ведущим;
- выбор дизайна для букета, заказ цветов на определенную дату;
- заказ печати полиграфии (карточки рассадки для стола, меню).
Подготовка за 2 месяца
В этот период перечень действий включает в себя:
- согласование всех деталей торжества с организатором, внесение изменений при необходимости;
- составление тайминга церемонии, проведение первичной репетиции;
- подготовка комплиментов для приглашенных;
- составление плана рассадки.
Чек-лист за 4 недели
1 месяц – это уже настоящий выход на финишную прямую. От невесты и жениха требуется активное участие в подготовке. Необходимо решить такие вопросы:
- примерка платья, его подгонка по фигуре;
- проведение девичника и мальчишника;
- подготовка, выбор образа для видео- и фотосъемки будуара, сбора перед поездкой на роспись;
- закупка продуктов и напитков, алкоголя;
- если планируется путешествие, надо сразу продумать, что взять с собой.
Подготовка за 1-2 недели
Последний этап – планирование, когда до торжества осталось всего 7-14 дней. Основные моменты уже готовы, на этот период остались только срочные задачи. Это встречи с организатором, если остались вопросы о тайминге, заказе артистов или меню, проведение генеральной репетиции, последняя примерка платья. В этот период можно написать персональные свадебные клятвы, созвониться и подтвердить все договоренности с подрядчиками. Невеста посещает салон для маникюра и педикюра, другой подготовки. Если панируется свадебное путешествие, надо собрать вещи, подготовить все документы, которые могут потребоваться за границей.
Зачем нужен чек-лист и тщательная подготовка?
Зачем требуется столь тщательная подготовка, если планируется привлечение организатора? Все очень просто, это не только позволяет контролировать процесс, но и предварительно правильно рассчитать все расходы, заложить в бюджет траты на все, вплоть до мелочей. Но это далеко не все, к преимуществам такого предварительного планирования относятся:
- контроль финансовых расходов, планирование бюджета и исключение непредвиденных высоких расходов;
- контроль подготовки, включая выбор локации, аренду ресторана или большой площадки;
- проведение торжества в том силе и формате, которые необходимы, при составлении чек-листа и соблюдении всех этапов молодожены не окажутся в ситуации, когда ведущий или фотограф уже заняты, а аренда ресторана расписана на много месяцев вперед и мест нет;
- планирование позволяет за несколько месяцев до торжества уже иметь заключенные договоренности с визажистами, стилистами и другими исполнителями, без которых просто не обойтись.
Наличие такого контрольного листа – это возможность полного учета соблюдения всех шагов. Такое планирование позволяет не волноваться, что ситуация может резко измениться и придется искать новый ресторан или планировать другую дату. Даже погода не станет особым препятствием, если заранее продумать порядок действий на случай осадков.
Какие специалисты нужны?
При составлении свадебного чек-листа нельзя забывать о том, какие подрядчики и специалисты потребуются. При найме организатора для проведения торжества «под ключ» договор заключается только с агентством. Остальное они принимают на себя, как и подписание всех остальных соглашений. Но если вы хотите самостоятельно все проконтролировать, надо предусмотреть привлечение таких профессионалов:
- координаторы (один или несколько, что зависит от выбранного формата);
- ведущий, в том числе, для выездной регистрации, если она запланирована;
- диджей или музыканты;
- артисты, аниматоры;
- визажисты, стилисты, парикмахеры;
- фотографы, видеографы;
- пиротехники;
- водители (договор обычно заключается с транспортной компанией, которая предоставляется автомобили для трансфера);
- флористы;
- прокатчики аппаратуры.
Какие договора нужно заключать?
Даже при наличии организатора придется заключить несколько договор, среди которых:
- дворец бракосочетаний, если планируется заказ дополнительных услуг;
- ресторан или банкетный зал;
- кейтеринговое агентство (при необходимости);
- гостиница (аренда номера для новобрачных, такой пункт подготовки не относится к обязательным);
- фотостудия для проведения съемки;
- студия визажа, салон парикмахерских услуг.
Подробный список всех работ и услуг, которые нужны на свадьбу, намного шире. Это основа, от которой можно отталкиваться для составления персонального чек-листа. При обращении в свадебное агентство будущие молодожены могут предоставить свои уже готовые наброски, что значительно облегчит взаимодействие с организатором и позволит сократить время на подготовку, контролировать выделяемый на торжество бюджет. Некоторые услуги и этапы можно выполнить самостоятельно, например, покупку костюмов, платья и аксессуаров, выбор флориста, фотографа, ресторана и другие. Но все эти работы нуждаются в подготовке, в противном случае можно упустить какие-либо моменты, что не очень хорошо скажется на общем плане проведения свадебного праздника.